Jugendkoordinator Catalin
Willkommen bei eurer persönlichen Checkliste für die perfekte Feier und die dazugehörige Vorbereitung. Schriftlich sowie durch Videos erhaltet ihr hier eine ausführlich „Schritt für Schritt“-Anleitung.
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Vorstellung
„Wer bin ich überhaupt? Was habe ich gemacht oder mache ich sonst noch neben der Jugendkoordination? Das und noch mehr erfahrt ihr in meiner kurzen Vorstellung.“
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Mindset und Ziele
„Was möchtet ihr erreichen und wie gelangt ihr dazu? Das richtige Mindset und die Zielsetzung spielt eine wichtige Rolle bei der Planung einer Feier.“
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Bevor man überhaupt mit der Planung einer Feier beginnt, muss man sich über zwei Dinge im Klaren sein.
Was will man und wie erreicht man das?
Man möchte eine gut besuchte, gelungene und reibungslos ablaufende Feier haben! Natürlich möchte man neben dem Spaß dadurch auch eine Möglichkeit haben, sich etwas dazu zu verdienen.
Um das zu erreichen, müssen zunächst die AK Leiter von der Feier begeistert sein und dahinterstehen. Diese Begeisterung muss im Anschluss auf den kompletten AK überspringen, sodass nach und nach der AK hinter der Feier steht, anschließend die Freunde der AK Mitglieder, dann wiederum die Freunde der Freunde und so weiter.
Ein einfaches Schneeballprinzip.
Das Ganze klappt aber nur, wenn man auch authentisch hinter einer Sache steht. Redet man während der Vorbereitung permanent von der Feier des Jahres, ist aber am Abend selbst nicht anwesend, verliert man an Glaubwürdigkeit und früher oder später an Gästen.
Gerade deswegen ist es auch wichtig, dass man nicht versucht den Leuten das Blaue vom Himmel zu verkaufen. Ganz im Gegenteil, man bietet gerade den unter 18-jährigen eine Möglichkeit „aus“ zu gehen und gleichzeitig hat man die Möglichkeit mit Mitschülern und Freunden gemeinsam feiern zu gehen. Das Ganze - im Vergleich – zu privaten Veranstaltungen ohne Risiko. Dementsprechend sollte man auch nicht jede Feier als „die Feier des Jahres“ betiteln, das ist ein Versprechen das nach spätestens der dritten „Feier des Jahres“ in einem Jahr nicht mehr zieht.
Sponsoring
„Neben dem Spaßfaktor soll der Aufwand natürlich auch finanziell entlohnt werden. Doch wie könnt ihr noch „mehr“ rausholen? Bei dieser Frage ist es ratsam sich mit dem Thema „Sponsoring“ auseinandersetzten“
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Zusätzlich zu dem Erlös vom Abend der Feier, bietet es sich an mit Sponsoring etwas dazu zu verdienen.
Dazu kann man im Vorfeld kleineren oder größeren Firmen die Möglichkeit bieten, ihr Logo auf den Flyern oder Eintrittskarten zu platzieren. Durchschnittlich kann man dafür 49€ verlangen, der Preis ist jedoch von dem AK selbst bestimm- bzw. verhandelbar und kann je nach Größe und Einstellung der Firmen variieren.
Der Vorteil von Sponsoring ist, dass der Erlös (bspw. 98€, wenn ihr zwei Logos für je 49€ auf euren Flyern platziert) zu 100% in eure Tasche fliest und man mindestens 8, teilweise sogar mehr Logos auf jedem Flyer platzieren kann, dazu kommt noch der Platz auf den Eintrittskarten.
(Beispiel: Sammelt AK XY für eine Feier 10 Logos für je 49€, die auf Flyer/Eintrittskarten gedruckt werden, erhält AK XY ohne die Einnahmen der Feier schon 490€)
Wichtig bei Sponsoring ist, dass man frühzeitig anfängt, da nicht alle Firmen sofort auf jede Mail antworten und man oft „hinterher“-telefonieren muss. Außerdem muss man die Logos, die auf Flyer und/oder Eintrittskarten sollen spätestens zwei Wochen vor dem geplanten Termin der Feier an den Jugendkoordinator schicken, damit diese noch rechtzeitig vor dem Druck eingefügt werden können.
Mehr Informationen bezüglich Sponsoringanfragen und eine Beispielanfrage findet ihr im unten liegenden Spoiler.
Weitere Informationen zum Thema
Kontaktaufnahme
Wenn man keinen persönlichen Kontakt zu - oder einen Bekannten in einer Firma hat, den man direkt ansprechen könnte, sollte man als erstes eine Mail an die Firma schreiben, in der man sich kurz vorstellt, das Vorhaben beschreibt und die Möglichkeiten aufzählt, die man der Firma bietet.
Im Vorfeld kann man sich dabei überlegen ob man evtl. ganze „Pakete“ anbieten möchte (bspw. indem man anbietet, dass die Firmen ihre Logos nicht nur auf die Flyer der nächsten Feier, sondern gleich auf die Flyer der nächsten drei Feiern platziert, und dafür erhalten sie einen Rabatt von z.B. 10€) oder ob man evtl. mit anderen Schulen kooperiert was die Suche nach Sponsoren betrifft.
Kommunizieren
Im Normalfall kommt eine Antwort die entweder besagt das kein Interesse besteht, man gerne mehr Informationen hätte oder es kommt eine direkte Zusage. Man sollte sich in jedem Fall für die Antwort bedanken und je nachdem wie sie ausgefallen ist, im Kontakt bleiben. In vielen Fällen wird der Rest oder die Details per Telefon geklärt.
Hartnäckig bleiben
Sollte keine Antwort kommen und es zeitlich knapp werden, lohnt es sich in jedem Fall hartnäckig zu bleiben und hinter her zu telefonieren, nochmal am Telefon auf die Mail aufmerksam machen und ggf. auf einen gewissen Zeitdruck aufmerksam zu machen.
Sponsorenquittung
Je nach Firma erhält man sein Geld vor oder nach der Feier. Währenddessen sollte man der Firma eine Sponsorenquittung zukommen lassen. Diese kann man einfach ausfüllen, als PDF speichern und ausdrucken. Der dazugehörige Text kann, muss aber im Regelfall nicht geändert werden.
Sponsoring Musteranschreiben
Im Anschluss folgt ein Text, der zeigt wie der „erste“ Kontakt mit einer Firma aussehen könnte. Es handelt sich um ein Musteranschreiben und sollte daher nur als Anregung und nicht als auszufüllende Vorlage genommen werden.
Man sieht also das das Suchen von Sponsoren Zeit beansprucht, dafür aber wenig „eigentliche“ Arbeit und einen guten Profit mit sich bringt. Dementsprechend ist es auf jeden Fall sinnvoll und Lohnenswert sich Sponsoren zu suchen.
Bewerben einer Veranstaltung
„Die Vorbereitung war bis jetzt super? Dann kommt ihr jetzt zum Bewerben einer Veranstaltung. Ob traditionell oder digital, entscheidend ist das Engagement.“
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Bei dem Bewerben einer Veranstaltung gibt es zwei verschiedene Wege, die man aber beide beachten sollte.
Zum einen gibt es den klassischen Weg und auf der anderen Seite den digitalen Weg.
Bei dem klassischen Weg hat man vier verschiedene Möglichkeiten zu werben:
Mundpropaganda ist wahrscheinlich immer noch die Methode, die den meisten Erfolg mit sich bringt. Über persönlich Gespräche kann man am meisten Personen davon überzeugen das es sich lohnt eine Veranstaltung zu besuchen.
Dazu kommen noch die Möglichkeiten der Flyer und / oder Plakate, die man zum Bewerben einer Veranstaltung bekommt. Durch Plakate hat man die Möglichkeit an bestimmten Orten regelmäßig an eine Veranstaltung zu erinnern, während Flyer wieder in die persönliche Richtung gehen und dann am meisten Wirkung zeigen, wenn man sie den Personen direkt in die Hand drückt.
Als vierte Möglichkeit kommen noch die Vorverkaufskarten (VVK). VVK sollte man nicht direkt zu Beginn einer „Werbekampagne“ zur Verfügung stellen. Gerade wenn man weiß das VVK erst zu einem Zeitpunkt X vor einer Veranstaltung und evtl. sogar nur begrenzt vorhanden sind, ist das Interesse sowie die Nachfrage umso größer. Man erzeugt sozusagen eine Vorfreude in den Köpfen der Personen.
Der digitale Weg bietet ebenfalls vier verschiedene Werbemöglichkeiten:
Ganz oben auf der Liste steht die Veranstaltung, die mit allen wichtigen Daten auf Facebook erstellt wurde. Facebook bietet dabei gleich mehrere Möglichkeiten, diese Veranstaltung nun zu bewerben.
Neben der klassisches „Zusage“ am Event, kann man das Event im „News feed“ teilen, es per Facebook messenger an seine Freunde und Freundinnen schicken und diese auch direkt zu dem Event einladen, sodass sie eine Benachrichtigung bekommen.
An Facebook gebunden ist die Gästeliste, die einem den kostenlosen Eintritt zu einer Veranstaltung ermöglicht. Um auf die Gästeliste zu kommen, muss man je nach Veranstaltung verschiedene Aufgaben erfüllen. Nicht nur dass sich die Gästeliste für euren AK anbietet, ihr sollte die Möglichkeit der Gästeliste auch an eure Bekannten und Mitschüler weitergeben. Die Aufgaben, die erledigt werden müssen um auf die Gästeliste zu kommen, dienen wieder der Bewerbung der Veranstaltung, dementsprechend unterstützt es euch als Veranstalter.
Whatsapp Broadcastlisten gibt euch die Möglichkeiten, viele Personen persönlich (und somit direkt) mit einer Nachricht anzuschreiben. Broadcastlisten kann jeder in Whatsapp einrichten und auch festlegen wer in dieser Liste steht und wer nicht. Natürlich sollten auch nur potentielle Besucher der Veranstaltung angeschrieben werden. Man sollte jedoch darauf schauen das die Nachrichten einen Link zu der Veranstaltung auf Facebook beinhaltet und evtl. direkt einen Hinweis auf die Gästelistemöglichkeit.
Instagram und Snapchat bieten das Schlusslicht des digitalen Bewerbens. Die beiden Portale bieten einem Veranstalter die Möglichkeit visuell die Veranstaltung publik zu machen. Gerade durch die Möglichkeit von Instagram und Snapchat Storys kann man viele Leute ansprechen. Snapchat bietet zudem die Möglichkeit vielen Leuten einen direkten „Snap“ zu schicken.
Am Abend der Veranstaltung
„Es ist so weit, der Tag der Feier ist gekommen. Doch was gibt es jetzt noch zu beachten?“
Der letzte Punkt der Checkliste betrifft den Veranstaltungstag bzw. Abend. Je nach Veranstaltung und je nach Abmachungen gibt es am Abend selbst evtl. noch verschiedenes zu erledigen. Das könnten Aufgaben sein wie den Stand für die Aufsichtsübertragungen zu betreuen oder vorher versprochene Gadgets (LED-Brillen, Leuchtstäbe, Konfettikanonen, …) zu verteilen.
Am wichtigsten ist es jedoch, dass wenn ihr über Tage und Wochen eine Veranstaltung beworben habt, auch persönlich am Abend anwesend zu sein. Ansonsten nimmt euch, dass auf lange Sicht eure Glaubwürdigkeit und ihr könntet Probleme haben zukünftige Veranstaltungen zu bewerben.
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